Privacybeleid - Online-Onsite BV respecteert uw privacy:

Algemeen Online-Onsite BV, Laconiastraat 1 Unit8, 8000 Brugge, RPR BE0749.657.471, vindt de bescherming van de privacy uiterst belangrijk. We willen de gebruikers van onze diensten en websites zoveel mogelijk informeren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. Hieronder vindt u wat meer informatie over ons privacybeleid, en leggen wij u uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoelang en hoe u hierover controle heeft  

1. Wie wordt beschermd door dit privacybeleid?

Dit privacybeleid is van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan onze kantoren, websites, gebruik maakt van onze apps en onlinetools, en wanneer u een potentiële of voormalige klant bent van Online-Onsite.

2. Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

Onder ‘verwerking van gegevens’ verstaan we elke verwerking van persoonsgegevens. ‘Persoonsgegevens’ zijn alle gegevens die een natuurlijke persoon kunnen identificeren (zie meer hieronder). Het begrip ‘verwerking’ omvat onder meer het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.  

Online-Onsite BV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

3. Welke gegevens verwerken we?

We verwerken onder meer persoonsgegevens. Dat zijn gegevens die op een identificeerbaar persoon (de ‘betrokkene’) betrekking hebben en die u ons zelf geeft; wij aan u toewijzen voor het gebruik van onze producten en diensten; wij verkrijgen door het gebruik van onze producten en diensten, met inbegrip van het gebruik door eindgebruikers of; we via derden hebben ontvangen. Alle gegevens die we verzamelen kunnen met elkaar gecombineerd worden om onze aanbiedingen en dienstverlening te optimaliseren.  

ER ZIJN VERSCHILLENDE TYPES PERSOONSGEGEVENS:

Gebruikersgegevens: hiermee kunnen wij u identificeren of contact met u opnemen. Bijvoorbeeld: uw naam, adres, telefoonnummer, taalvoorkeur, kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart, geslacht, e-mailadres, leeftijd, gezinssamenstelling en alle andere voorkeuren die u kenbaar maakt via sociale media, acties, mobiele applicaties, wedstrijden etc., met inbegrip van uw financiële gegevens en gegevens in verband met uw kredietwaardigheid; Technische gegevens: deze hebben wij nodig om een goede werking van onze producten en diensten te kunnen realiseren. Verkeersgegevens: deze bijzondere technische gegevens hebben we nodig om uw verkeer over elektronische communicatienetwerken af te wikkelen, zoals uw geanonimiseerd IP-adres of MAC adres; Locatiegegevens: met deze gegevens kunnen we de locatie van uw SIM-kaart vaststellen. Locatiegegevens geven aan met welke zendmast uw mobiele toestel of tablet in verbinding staat; Gegevens over uw gebruik: de gegevens die wij ontvangen wanneer u onze producten en diensten gebruikt. Bijvoorbeeld: welke producten u aankoopt. Wij gebruiken deze gegevens onder meer om u als klant correct te kunnen factureren en u een betere en gepersonaliseerde ervaring te bieden. Online-Onsite verwerkt geen gevoelige gegevens zoals onder andere gegevens over uw raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid.

4. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij telkens enkel die gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.  

ZO GEBRUIKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS:

Wanneer wij toestemming hebben gekregen; In het kader van de voorbereiding of uitvoering van een contract; Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; en wanneer Online-Onsite daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van de privacy van de betrokkene. Mits uw toestemming, voor zover vereist, verzamelen wij persoonsgegevens voor de volgende concrete doelen: Om uw aanvraag voor onze producten/diensten in behandeling te nemen. Als u onze website bezoekt om informatie te verzamelen over onze producten /diensten of wanneer u zich bijvoorbeeld aanmeldt voor onze nieuwsbrief, dan hebben we uw adresgegevens nodig. Alle informatie die wij in deze fase over u ontvangen, gebruiken we alleen om u van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals u dat wilt. Om onze producten en diensten te blijven verbeteren. Wij kunnen de gegevens over uw gebruik verwerken om ons aanbod te evalueren en te verbeteren. Bijvoorbeeld: we kijken welk type hardware u hebt om het gebruik van onze apps of websites te optimaliseren. Zo kunnen wij onze producten en diensten nog beter op u afstemmen. Om u te informeren over (nieuwe) producten of diensten van Online-Onsite. Wij kunnen uw gegevens gebruiken om u nieuwe producten en/of diensten aan te bieden waarvan wij denken dat die voor u interessant zijn. U kan zich voor dit soort berichten afmelden. Hoe u dat doet, leest u in punt 8 van dit privacybeleid. Om u gepersonaliseerde advertenties / boodschappen aan te bieden. Aan de hand van uw profiel kunnen we onze advertenties / boodschappen aanpassen aan uw interesses en voorkeuren. Hoe u zich daarvoor afmeldt, leest u in punt 8 van dit privacybeleid. Om eenieders veiligheid te garanderen In en rond onze kantoren en vestigingen kan u ook worden gefilmd door onze bewakingscamera’s. Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken waarvan onze klanten, bezoekers en/of wijzelf het slachtoffer worden te voorkomen (wij signaleren de aanwezigheid van camera’s met pictogrammen die onze contactgegevens vermelden). Om onze prestaties op te volgen. Wij kunnen uw gegevens en profiel gebruiken om onze producten en diensten te evalueren. Dat omvat onder meer: het vragen van feedback over onze diensten (bijvoorbeeld via marktonderzoek), gegevens die we bekomen tijdens gesprekken of tussenkomsten, onze antwoorden op vragen van klanten….  Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. In heel wat gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties. Denk maar aan algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kunnen wij worden verplicht om bepaalde gegevens op een vertrouwelijke manier aan de nodige overheidsinstanties mee te delen. Om studies, testen en statistieken bij te houden, voor o.a. trendanalyse. Wij kunnen uw anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern en extern te rapporteren over het gebruik van onze producten/diensten. De gegevens die wij hierbij gebruiken zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu. De informatie die wij uit deze analyses halen, gebruiken wij om ons huidige producten- en dienstenportfolio en onze processen te evalueren en deze aan te passen.  

Indien u niet wenst dat uw gegevens worden verwerkt voor marketingdoeleinden, dan kan u dit melden via email op info@online-onsite.com.  

Wanneer u zich via onze websites of online tools gebruik maakt van diensten van andere partijen zoals chat, websites van derden, forums, sociale media, nieuwsgroepen en/of apps heeft Online-Onsite geen controle, en zijn we ook niet verantwoordelijk voor de informatie die u daarop plaatst.

5. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Ook wordt bij privacygevoelige projecten een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens.  

Voor de beveiliging van uw gegevens hebben wij specifieke personen in dienst die op de naleving van de wetgeving en onze ethische aspiraties toezien. Wij hebben ook gespecialiseerde personen in dienst die instaan voor de veiligheid van ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen. Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie en toegangscontroles voor onze werknemers. Indien er zich een gegevenslek zou voordoen met ongunstige gevolgen voor uw persoonsgegevens, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.  

Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot uw persoonlijke informatie is beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze werknemers wordt toegang tot uw persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.  

Het bestaan en de inhoud van de persoonlijke communicatie die via ons netwerk verloopt (bijvoorbeeld: vaste en mobiele telefoongesprekken, e-mails en sms-berichten) is beschermd door de bepalingen over het telecommunicatiegeheim. Dat houdt in dat Online-Onsite en zijn medewerkers buiten de door de wet opgesomde uitzonderingen geen kennis mogen nemen van het bestaan of de inhoud van dergelijke communicatie.  

Onze websites of sociale media vermelden soms links naar websites van derden (externe websites, andere sociale media, partner websites, organisatoren van events die we sponsoren, etc.) waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van dit privacybeleid vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van uw persoonsgegevens.  

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen noch geven wij die door aan derden tenzij: Aan onze rechtsopvolgers. Wij geven uw persoonsgegevens door aan onze eventuele rechtsopvolgers en verbonden ondernemingen (zoals dochter- en zusterbedrijven) voor dezelfde doeleinden als deze vermeld in dit privacybeleid. Dit nodig is voor onze dienstverlening. Voor sommige aspecten van onze producten en diensten werken wij met derde partijen of schakelen wij onderaannemers in. Denk bijvoorbeeld aan de opslag van elektronische facturen. De doorgifte van uw gegevens gebeurt enkel voor dezelfde doelen als bij Online-Onsite zelf. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, uw gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren. Er een wettelijke verplichting is. Wij verwijzen hiervoor naar punt 4 van dit privacybeleid.Er een gerechtvaardigd belang is voor Online-Onsite of de betrokken derde. Dit gebeurt enkel mits uw belang of fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen. U ons daar toelating voor geeft. Indien Online-Onsite op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete communicatie, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij uw uitdrukkelijke toestemming. U heeft ook steeds een mogelijkheid tot verzet.  

Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens, beschermen wij uw gegevens conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving.  

In sommige gevallen gebruiken wij anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.

6. Hoe bepaalt u welke persoonsgegevens we mogen gebruiken en hoe?

Indien wij uw persoonsgegevens voor specifieke doeleinden willen verzamelen, dan zullen wij u daar steeds over informeren, en waar wettelijk vereist uw toestemming vragen, in de communicatie die we daaromtrent verspreiden.

7. Wat zijn uw rechten en hoe kan u die uitoefenen?

A. RECHT OP TOEGANG

U heeft steeds recht op (gratis) toegang tot de gegevens die wij over u hebben. U kan ons vragen: Of wij persoonsgegevens van u verwerken; Waarvoor wij die verwerken; Welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken; Met welke categorieën van derden wij uw persoonsgegevens delen; Wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens; en Welke logica wij gebruiken als wij bepaalde persoonsgegevens automatisch verwerken.  

U kan dit recht uitoefenen via onderstaande procedure, die wij op basis van de juridische terminologie “Subject Access Request” of “SAR” noemen.  

U moet daartoe een e-mail sturen naar naar info@online-onsite.com.  Om uw recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, moet u een bewijs van uw identiteit (bij voorkeur een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart) toevoegen aan uw aanvraag.  

Online-Onsite heeft 45 dagen om uw aanvraag te beantwoorden. Houd er rekening mee dat deze periode pas begint te lopen wanneer Online-Onsite uw aanvraag schriftelijk heeft ontvangen en alle vereiste informatie om te voldoen aan uw aanvraag in handen heeft.  

Indien u enige reden hebt om aan te nemen dat Online-Onsite uw aanvraag niet correct behandeld heeft, gelieve dit dan eerst op te nemen met de zaakvoerder van Online-Onsite via support@online-onsite.com zodat wij samen met u de zaak kunnen bekijken.  

Indien Online-Onsite niet reageert op uw aanvraag, deze weigert of indien het antwoord niet voldoet aan uw verwachtingen, heeft u het recht een klacht neer te leggen bij de Privacycommissie, via commission@privacycommission.be .

B. RECHT OP VERBETERING EN VERWIJDERING

U heeft het recht om om volledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of veranderen. Daarvoor kan u ons contacteren via info@online-onsite.com.  

Wij zullen deze informatie vervolgens binnen de wettelijk vastgestelde termijnen zo nodig aanpassen of verwijderen. Houd er wel rekening mee dat wij u soms, afhankelijk van uw verzoek, sommige diensten niet meer kunnen aanbieden. Wij kunnen ook niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, bijvoorbeeld omdat we wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens gedurende bepaalde termijnen te bewaren.  

C. RECHT OP VERZET TEGEN DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS VOOR DIRECT MARKETING

U heeft altijd het recht om zich te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden. U kunt daarvoor altijd contact opnemen met Online-Onsite zelf info@online-onsite.com, of u kunt: Voor commerciële telefoontjes: uzelf inschrijven op de Bel-me-niet-meer-lijst (www.bel-me-niet-meer.be). Voor commerciële brieven: uzelf inschrijven op de Robinson-lijst (www.robinsonlist.be). Voor commerciële sms’jes: door te reageren met “STOP” op het nummer dat u de sms stuurde; Voor commerciële e-mails: via de uitschrijfmogelijkheid in de bewuste e-mail. Om e-mailcampagnes efficiënter te maken, gebruiken we software om te meten of onze e-mails werden geopend en op welke links werd geklikt; Voor nieuwsbrieven en e-facturatie: via info@online-onsite.com   

Let wel: wij behouden ons het recht voor om via elektronische weg contact met u op te nemen in het kader van de uitvoering van uw contract of als de wet ons daartoe verplicht.  

Online-Onsite draagt zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Soms kan de termijn lang zijn, bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen zijn wij bijvoorbeeld verplicht om facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden) of uit de juridische noodzaak om bepaalde gegevens als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na beëindiging van uw contract, of voor 30 jaar, in het kader van onze schadegarantie. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk.  

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens geanonimiseerd of verwijderd.

8. Hoe zit het met onze websites, cookies en mobiele apps?

Afgezien van de gegevens die u vrijwillig met ons deelt bij het gebruik van onze websites, hanteren wij ook cookies en andere technologische middelen om gegevens te verzamelen.  

WEBSITES

U kunt onze websites bezoeken zonder uw persoonsgegevens mee te delen. Met uw toestemming (voor zover nodig) kunnen wij u als bezoeker van onze websites informeren over een gepersonaliseerd aanbod van producten en diensten. Sommige onderdelen of functies zijn voorbehouden aan Online-Onsite-klanten of bezoekers met een account. Wij identificeren dan uw geanonimiseerd IP-adres en koppelen die aan uw klantengegevens.  

Om de dienstverlening te optimaliseren kunnen wij uw klantengegevens verder aanvullen met de data die we afleiden uit de cookies ten gevolge van uw gebruik van onze websites.  

Dit cookiebeleid is van toepassing op alle producten of services van Online-Onsite die verband houden met dit beleid of die bij verwijzing hierin zijn opgenomen.  

COOKIES

Wat zijn cookies?Wij maken gebruik van cookies wanneer u onze e-mails opent en/of wanneer u onze websites bezoekt of apps gebruikt. Cookies zijn stukjes informatie die op uw eigen computer of mobiel toestel bewaard worden en die het gebruiksgemak van onze websites en apps optimaliseren. Zo kunt u bijvoorbeeld als bezoeker van onze websites worden geïdentificeerd bij een volgend bezoek en kunnen wij onze websites of apps beter afstemmen op uw wensen, voorkeuren en gebruiksgemak. Cookies kunnen ook gebruikt worden om de inhoud of publiciteit van een website persoonlijker te maken.  

Cookies kunnen zowel door Online-Onsite als andere partijen geplaatst worden. Wanneer wij derden op onze websites toelaten cookies te plaatsen, dan moeten deze partijen contractueel een veilige verbinding garanderen waarover de gegevens worden uitgewisseld.  

Welke soorten cookies gebruiken we?Onmisbare cookies: zijn nodig om gebruik te maken van de website en zorgen voor een veilige identiteitscontrole. Bijvoorbeeld: navigatie op de website, inhoud van winkelkarretje, toegang tot persoonsgegevens, ... Functionele cookies: maken het functioneren van de website makkelijker en zorgen voor een gepersonaliseerde surfervaring door bijvoorbeeld inlognamen, wachtwoorden, de inhoud van uw winkelwagentje, eerder gemaakte selecties en voorkeuren – zoals de taalinstelling – te onthouden. Analytische cookies: zorgen ervoor dat we onze websites kunnen analyseren. Hierdoor weten wij hoeveel bezoekers er op onze site komen, hoe lang ze zijn gebleven, waar ze op hebben geklikt, welke onderdelen populair zijn, enz. Ook kunnen we zien welke webpagina’s niet goed worden bezocht en tegen welke problemen bezoekers aanlopen. Zo kunnen we onze websites continu verbeteren. Wij doen hiervoor ook een beroep op cookies van derden zoals Google Analytics en Google Tag Manager,  De gegenereerde informatie over uw gebruiksgedrag op onze websites wordt anoniem verzameld (door de laatste 8 karakters van uw IP adres te verwijderen) en overgebracht naar en door Google, waar ze worden opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Deze geanonimiseerde gegevens worden vervolgens door Google namens ons geanalyseerd en als geaggregeerde gegevens aan ons teruggestuurd. Google koppelt uw geanonimiseerd IP-adres niet aan andere door hen geregistreerde gegevens. Performante cookies: verzamelen gegevens van bezoekers om de website te verbeteren. Bijvoorbeeld: bezoekers tellen, populaire webpagina’s oplijsten, etc. Advertentiecookies: passen de advertenties aan op basis van uw surfgedrag, demografische en gebruikersgegevens. Remarketing cookies: onze website maakt gebruik van remarketing cookies om u gedurende een bepaalde periode (tot 90 dagen) gepersonaliseerde en/of op basis van interesse gebaseerde advertenties te vertonen. Voor meer informatie over deze cookies; Google Remarketing (Adwords / Dynamic Remarketing), Linkedin en Facebook Profileringscookies: cookies die bijdragen tot het vormen van gerichte boodschappen op onze website.  

Met “cookies” worden ook soortgelijke technologieën bedoeld, zoals flash cookies, device fingerprinting, html5-local storage en javascripts.

BEHEER VAN COOKIES

Indien u dit verkiest, kunt u onze cookies afwijzen bij uw eerste bezoek. Verder kan u op elk moment via de instellingen van uw browser (meestal onder "Help" of "Internetopties") alle geïnstalleerde cookies uitschakelen of verwijderen van uw computer of mobiel eindtoestel. Elk type browser heeft zijn eigen manier van het beheren van cookies. De informatie kan u vinden op de website van de browser die u gebruikt. Houd er rekening mee dat het veranderen van de instellingen ervoor kan zorgen dat de Online-Onsite websites en andere websites niet goed meer werken.  

ANDERE TECHNOLOGISCHE MIDDELEN

Om het succes van onze reclamecampagnes te meten en te verbeteren, tellen technologieën zoals web beacons en action tags het aantal bezoekers op onze websites en/of apps naar aanleiding van een reclame op de site van derden. Bepaalde pagina’s op onze websites werken ook met pixel tags. Deze pixels zien onder andere welke producten u op onze websites bekijkt. Op basis van die informatie kunnen wij u vervolgens relevante advertenties tonen op bijvoorbeeld Facebook en Google.  

MOBIELE APPS

Online-Onsite biedt verschillende apps aan. Als u van deze diensten gebruik maakt, dan kan het ook noodzakelijk zijn om uw persoonsgegevens te verwerken. Die gegevens worden steeds verwerkt conform de bepalingen van dit Privacybeleid.  

WAARVOOR WORDEN COOKIES GEBRUIKT?

Cookies kunnen worden gebruikt voor om u te herkennen wanneer u Online-Onsite bezoekt, uw voorkeuren te onthouden en u een gepersonaliseerde ervaring te bieden die aansluit bij uw instellingen.  

Cookies maken uw interacties met Online-Onsite ook sneller en veiliger. Ook kunnen we u dankzij cookies reclame tonen, zowel op als buiten de Online-Onsite-website, en u aangepaste functies bieden via plug-ins van Online-Onsite, zoals onze knop Delen.  

9. Hoe kan ik Online-Onsite contacteren?

Indien u onze klantendienst wilt bereiken om uw privacy instellingen aan te passen, dan kan dat onder andere via info@online-onsite.com .   

Voor meer informatie over ons privacybeleid of voor klachten in verband met uw privacy, inclusief het uitoefenen van uw recht op toegang kan u contact opnemen met het Privacy Office van Online-Onsite via info@online-onsite.com .

****

Online-Onsite BV respects your privacy:

General
Online-Onsite BV, Laconiastraat 1 Unit 8, 8000 Bruges, RLP under incorporation, finds your privacy protection of the utmost importance. We want to inform our service and website users as much as possible and let them control what happens to their data. You will find some more information about our privacy policy below, and we will explain to you which data we collect about you, why, how and for how long you exert control over this.
 

1. Who is protected by this privacy policy?

This privacy policy applies when you visit our offices, websites, make use of our apps and online tools, and when you are a potential or former Online-Onsite client.

2. What does “data processing” mean and who is responsible for it?

“Data processing” is understood to mean any personal data processing. “Personal data” are any data that can identify a natural person (see further details below). The concept of “processing” entails matters such as collecting, recording, organising, storing, adapting, altering, retrieving, consulting, using, disseminating or otherwise making available in any manner, aligning, combining, archiving, erasing or eventually destroying personal data.
 

Online-Onsite BV is responsible for processing your personal data.

3. Which data do we process?

We process matters such as personal data. These are data that relate to an identifiable person (the “data subject”) and that you personally give us;
that we allocate to you to use our products and services;
that we acquire by using our products and services, including the use by end users or;
that we have received through third parties.
All data that we collect can be combined with one another to optimise what our range on offer and our service provision.
 

THERE ARE DIFFERENT TYPES OF PERSONAL DATA:

User data: we can use these to identify or contact you. Example: your name, address, telephone number, language preference, copy of the front of your identity card, gender, email address, age, family composition and any other preferences that you disclose by way of social media, actions, mobile applications, competitions, etc., including your financial data and data relating to your creditworthiness;
Technical data: we need these to enable our products and services to function properly.
Traffic data: we need these special technical data to finalise your traffic by way of electronic communication systems, such as you anonymised IP address or MAC address;
location data: these data enable us to establish the location of your SIM card. Location data indicate to which transmission mast your mobile device or tablet is connected;
Data regarding your use: the data that we receive when you use our products and services, e.g. which products you buy. We use these data, for example, to be able to correctly invoice you as a client and to offer you a better and personalised experience.
Online-Onsite does not process any sensitive data such as data relating to racial or ethnic origin, political opinions, sexual preferences and health.

4. What do we use these data for?

We process personal data for various purposes, in each case of which only those data that are essential to achieve the intended purpose are processed.
 

FOR EXAMPLE, WE USE PERSONAL DATA:

When we have obtained permission;
Within the context of preparing or executing a contract;
To comply with the statutory or regulatory provisions to which we are subjected; and
where Online-Onsite has a legitimate interest to do so, in which case we always make every effort to achieve a balance between such interests and the respect of the data subject’s privacy.
Subject to your consent and to the extent required, we collect personal data for the following practical purposes:
to deal with your request for our products/services. We need your address data when you visit our website to gather information about our products/services or, for example, when you log in to our newsletter. We only use any information that we receive about you during this phase to provide you with the requested information and in the way you want.
To continually improve our products and services. We can process the data regarding your use to evaluate and improve the range we have on offer. Example: we look what type of hardware you have to optimise the use of our apps or websites. This enables us to better attune our products and services to you.
To inform you of (new) products or services of Online-Onsite. We can use your data to offer you new products and/or services that we think might be of interest to you. You can log off for these types of messages. Read point 8 of this privacy policy to find out how you can do this.
To offer you personalised advertisements/messages. We can adapt our advertisements/messages to your interests and preferences based on your profile. Read point 8 of this privacy policy to find out how you can log off to do so.
For the sake of everyone’s safety, our surveillance cameras in and around our offices and branches may also filmed you. These images are only filed for the purposes of keeping goods and people safe and to avoid misuse, fraud and other violations of which our clients, visitors and/or we personally may become victims (we put up pictogram signs containing our contact data and showing where the cameras are).
To monitor our performance. We can use your data and profile to evaluate our products and services. That entails matters such as the following: asking for feedback on our services (via market research, for example), data that we obtain during discussions or interventions, our answers to clients’ questions, etc.
To comply with our statutory obligations. In many cases, such as for general tax and accounting matters, we are obliged by law to store certain personal data and/or disclose them to government institutions. We may be obliged to confidentially disclose certain data to the necessary government institutions within the context of a police or judicial investigation.
To keep a record of studies, tests and statistics for matters such as trend analysis. We can use your anonymous, aggregated data, for example, to report internally and externally on the use of our products/services. The data that we use for this purpose cannot be traced back to a particular individual. We use the information that we obtain from these analyses to evaluate our current products and services portfolio and our processes and to adjust them.
 

If you do not want your data to be processed for marketing purposes, you can communicate as much by sending an email to such effect to info@online-onsite.com.
 

When you use third parties’ services such as chat, third-party websites, forums, social media, newsgroups and/or apps by way of our websites or online tools, Online-Onsite does not have any control over, nor are we responsible for, the information that you put on them.

5. How do we secure your data?

Our employees are trained to handle your confidential data appropriately. The security level and protection of personal data are also evaluated in the case of privacy-sensitive projects.
 

With regard to securing your data, we employ specific people who ensure that there is compliance with the legislation and our ethical aspirations. We also employ specialised people who assume responsibility for our network security, our infrastructure and our computer systems. In addition, we use all types of technical measures to protect your personal data, such as: protection by means of a password, hard disk encryption software, firewalls, antivirus, intrusion and anomaly detection and access controls for our employees. If there is a data breach having adverse consequences for your personal data, then you will be personally warned in the circumstances provided for by law.
 

The number of employees in our company who have access to your personal information is restricted and carefully selected. These employees are granted access to your personal information to the extent that they need such information to properly fulfil their tasks.
 

The existence and content of the personal communication conducted through our network (such as land-line and mobile phone conversations, emails and SMS messages) are protected by the provisions on telecommunication confidentiality. That means that, apart from the exceptions listed by the law, Online-Onsite and its employees may not learn of the existence or content of such communication.
 

Our websites or social media sometimes provide links to third parties’ websites (external websites, other social media, partner websites, organisers of events that we sponsor, etc.), the user terms and conditions for which do not fall within the scope of this privacy policy. Read their policy regarding the protection of your personal data carefully.
 

We do not sell any personal data to third parties, nor do we transmit them to third parties except:
to our lawful successors. We transmit your personal data to any of our legal successors and affiliated companies (such as subsidiaries and affiliates) for the same purposes as those stated in this privacy policy;
where this is necessary to provide our services. We work with third parties or engage subcontractors for some aspects of our products and services, such as storing electronic invoices. Your data are transmitted only for the same purposes as those for Online-Onsite. We ensure that they, like us, manage your data safely, with due respect and with due diligence and care.
Where there is a statutory obligation. In this regard, we refer to point 4 of this privacy policy;
where there is a legitimate interest for Online-Onsite or the third party involved. This is done only on condition that your interests or fundamental rights and freedoms are not prevalent.
where you give us your consent to do so. If Online-Onsite transmits personal data to third parties in any other manner, that will be done with explicit communication in which an explanation is provided about the third party, the purposes for the transmission and processing. We will obtain your explicit consent if required by law. You also always have the possibility of objecting.
 

With regard to the international personal data transmission, we protect your data in conformity with the protection level required by the European regulations.
 

In some cases, we use anonymous, aggregated data for commercial purposes or for external reporting. Such data can never be traced back to a particular individual.

6. How do you determine which personal data we may use and how?

If we want to collect your personal data for specific purposes, then we will always inform you about this, and, if required by law, ask your consent in the communication that we disseminate in this regard.

7. What are your rights and how can you exercise them?

A. RIGHT TO ACCESS

You always have a (free) right to access the data that we have about you. You can ask us the following:
whether we process personal data about you;
why we process them;
what categories of personal data we process;
with what categories of third parties we share your personal data;
what the origin of the personal data is; and
what logic we use when we process certain personal data automatically.
 

You can exercise this right by way of the procedure below which, based on legal terminology, we refer to as “Subject Access Request” or “SAR”.
 

For this purpose, you must send an email to info@online-onsite.com.
You must attach proof of your identity (preferably a copy of the front of your identity card) to your request to exercise your right and to prevent any unlawful disclosure of your personal data.
 

Online-Onsite has 45 days to answer your request. Take into account that this period only starts running when Online-Onsite has received your written request and when it has all the required information to fulfil your request.
 

If you have any reason to assume that Online-Onsite has not dealt correctly with your request, then please take this matter up with the Online-Onsite business manager at support@online-onsite.com, so that we can examine the matter together with you.
 

You have the right to file a complaint with the Privacy Commission at commission@privacycommission.be if Online-Onsite does not react to your request, if it refuses such request or if the answer does not meet your expectations.

B. RIGHT TO RECTIFICATION AND ERASURE

You have the right to have full, incorrect, inappropriate or obsolete personal data removed or changed. You can contact us at info@online-onsite.com to do so.
 

We will then adjust or erase such information within the periods laid down by law, where necessary. Take into account, however, that, depending on what you request, we will sometimes no longer be able to offer you some services. We are not always able to erase all requested data either, for example, because we are legally obliged to store certain data for certain periods.
 

C. RIGHT TO OBJECT TO THE PROCESSING OF YOUR DATA FOR DIRECT MARKETING

You always have the right to object to the use of your personal data for direct marketing purposes. To do so, you can always contact Online-Onsite personally at info@online-onsite.com or you can do the following:
for commercial telephone calls: personally enter your name in the “Do-not-call-me-any-more list”(www.bel-me-niet-meer.be).
For commercial letters: enter your name on the Robinson list (www.robinsonlist.be).
For commercial SMS messages: by sending the answer “STOP” to the number from which you received the message;
For commercial emails: via the unsubscribe option in the respective email. To make email campaigns more efficient, we use software to measure whether our emails have been opened and which links were clicked;
For newsletters and e-invoicing: at info@online-onsite.com
 

Please note: we reserve the right to contact you electronically within the scope of executing your contract or if the law obliges us to do so.
 

Online-Onsite ensures that there are appropriate organisational and technical measures to secure personal data. We may not store personal data longer than necessary to achieve the purposes for which we collect them. The storage period may therefore differ according to the purpose. The period may sometimes be long, for example to comply with our statutory obligations (for example, we are obliged to keep invoicing data for a maximum of 7 years to meet our accounting and tax obligations) or, for legal necessity, to store certain data as proof, for a maximum of 10 years after your contract has been terminated, or for 30 years within the scope of our damage guarantee. Such archived data are, of course, only accessible for a limited period.
 

Personal data are anonymised or erased after the applicable storage period(s) has (have) expired.

8. What about our websites, cookies and mobile apps?

Apart from the data that you share with us voluntarily when using our websites, we also use cookies and other technological means to collect data.
 

WEBSITES

You can visit our websites without sharing your personal data. With your consent (to the extent necessary), we can inform you as a visitor to our websites of our personalised offer of products and services. Some components or functions are reserved for Online-Onsite clients or visitors having an account. We will then identify your anonymised IP address and link it to your client data.
 

For the purpose of optimising the service provisions, we can further supplement your client data with the data that we derive from the cookies following your use of our websites.
 

This cookie policy applies to all Online-Onsite products or services related to this policy or that are included therein by reference.
 

COOKIES

What are cookies?
We use cookies when you open our emails and/or when you visit our websites or use apps. Cookies are pieces of information that are stored on your own computer or mobile phone and that optimise the user ease of our websites and apps. In this way, you can be identified as a visitor of our websites when you next visit us and we can better adjust our websites or apps to your wishes, preferences and user ease, for example. Cookies can also be used to make the website publicity content of a website more personal.
 

Cookies can be stored both by Online-Onsite and by other parties. When we allow third parties to store cookies on our websites, then such parties must contractually guarantee a secure connection by means of which the data are exchanged.
 

What types of cookies do we use?
Indispensable cookies: are necessary to use the website and to ensure that there is safe identity control. Example: website navigation, shopping cart content, access to personal data, etc.
Functional cookies: facilitate website functioning and provide a personalised surfing experience by means of, for example, remembering login names, passwords, the content of your shopping cart, previously chosen selections and preferences – such as language preference.
Analytical cookies: ensure that we can analyse our websites. This enables us to know how many visitors visit our website, how long they stay there, what they clicked, which components are popular, etc. We can also see which web pages are not visited very often and what problems visitors encounter. This allows us to continuously improve our websites. To do so, we also deploy third-party cookies such as Google Analytics and Google Tag Manager. The information generated about your behavioural use on our websites is collected anonymously (by removing the last 8 characters from your IP address) and transferred to and by Google, where they are filed on servers in the United States. Google then analyses these anonymised data on our behalf and returns all aggregated data to us. Google does not link your anonymised IP address to other data that they have registered.
Performance cookies: collect visitors’ data to improve the website. Example: counting visitors, listing popular web pages, etc.
Advertisement cookies: adjust the advertisements based on your surfing behaviour, demographic and user data.
Remarketing cookies: our website uses remarketing cookies to show you personalised advertisements and/or interest-based advertisements for a particular period (up to 90 days). For more information about these cookies: Google Remarketing (Adwords/Dynamic Remarketing), LinkedIn and Facebook
Profiling cookies: cookies that contribute to the formation of targeted messages on our website.
 

“Cookies” are also understood to mean similar technologies, such as flash cookies, device fingerprinting, html5-local storage and javascripts.

COOKIE MANAGEMENT

You can reject our cookies on your first visit if you so wish. Furthermore, you can disable all the installed cookies or remove them from your computer or mobile end device via your browser settings (mostly under “Help” or “Internet Options”). Every type of browser has its own way of managing cookies. You can find the information on the website of the browser that you use. Remember that changing the settings can cause the Online-Onsite websites and other websites to stop functioning properly.
 

OTHER TECHNOLOGICAL RESOURCES

To measure and improve the success of our advertising campaigns, technologies such as web beacons and action tags count the number of visitors on our websites and/or apps pursuant to an advertisement on the third-party website. Particular pages on our websites also work with pixel tags. These pixels see, for example, what products you view on our websites. Based on that information, we can then show you relevant advertisements on Facebook and Google, for example.
 

MOBILE APPS

Online-Onsite offers various apps. If you use these services, then it may also be necessary to process your personal data. Such data are always processed in conformity with the provisions of this Privacy Policy.
 

WHY ARE THE COOKIES USED?

Cookies can be used to recognise you when you visit Online-Onsite, to remember your preferences and to offer you a personalised experience that corresponds to your settings.
 

Cookies also make your interaction with Online-Onsite quicker and safer. Cookies also allow us to show you advertisements, both on and off the Online-Onsite website, and provide you with functions via plug-ins of Online-Onsite, such as our Share button.
 

9. How can I contact Online-Onsite?

If you want to reach our customer service to adjust your privacy settings, then that can be done, for example, by sending an email to info@online-onsite.com.
 

You can contact the Privacy Office of Online-Onsite for more information about our privacy policy or for complaints relating to your privacy, including the exercise of your right to access, by sending an email to info@online-onsite.com.